Sådan vælger du det rigtige konferencecenter

Afholdelse af konferencer er forbundet med en masse planlægning og beslutninger der skal tages. Her har vi samlet en guide der hjælper dig til, hvilke overvejelser du skal gøre dig inden du vælger hvilket konferencecenter der skal være scenen bag din næste konference.
Hvor mange deltagere er der på konferencen?
Et vigtigt aspekt i valget af konferencecenter er størrelsesbehovet. De fleste konferencecentre har plads til at huse en del mennesker, men det er en god ide at sikre sig, at der er plads til det antal deltagere du har planlagt skal med. Derudover er det en god ide at overveje om der skal være mulighed for at benytte flere lokaler eller om lokalernes størrelse skal kunne varieres. Dette gælder uanset om 5 eller 300 personer skal deltage.
Hvad skal deltagerne have at spise undervejs?
Konferencer strækker sig ofte over mange timer og derfor er det vigtigt at sørge for mad, drikke og snacks til deltagerne således, at de er mætte og klar til de aktiviteter der skal foregå. Deltagerne husker også ofte maden fra en konference, hvilket også spiller en stor rolle i deltagernes samlede opfattelse af konferencen. Det er derfor en god ide at vælge et konferencecenter, hvor kvaliteten af maden er i top. En måde at sikre sig topkvalitet er ved at vælge et konferencecenter, der går op i, at råvarerne skal være friske, lokale og ikke mindst økologiske. Et godt tip kan være at finde et sted med Det økologiske spisemærke i bronze, da du altid kan regne med, at 30-60% af råvarerne er økologiske.
Hvor skal konferencecenteret være placeret?
Placeringen af konferencecentret er en vigtig overvejelse at have med, når du skal vælge, hvilket konferencecenter du vil benytte. Hvis deltagerne kommer fra flere forskellige steder i Danmark, er det fx oplagt at vælge et konferencecenter der er placeret centralt i Danmark, så deltagerne har cirka lige langt til konferencen uanset om de kommer fra Jylland, Fyn eller Sjælland. Samtidig er det også godt at vælge et konferencecenter der ligger godt placeret både for deltagere i bil og med offentlig transport. På den måde har alle deltagere mulighed for at komme nemt og hurtigt frem og tilbage fra konferencecenteret.
Et andet aspekt i forhold til placeringen af konferencecentret er omgivelserne på stedet. Hvis I fx gerne vil have mulighed for at være udenfor, er det en fordel at vælge et sted med gode udendørsfaciliteter. Et konferencecenter der ligger i nærheden af et grønt område inviterer til pauser udendørs med korte gåture og frisk luft. Deltagerne får dermed en mulighed for at koble af og nyde naturen ind imellem de forskellige oplæg på konferencen.
Har du behov for hjælp til at planlægge konferencen?
Er det første gang du skal planlægge en konference? Eller har du mange andre arbejdsopgaver der ligger og venter? Så er det oplagt at vælge et konferencecenter der tilbyder mødeservice i form af hjælp til booking af lokaler, bestilling af forplejning og hjælp til teknikken og andre små detaljer. På den måde kan du få hjælp både før, under og efter konferencen. Samtidig giver mødeservice dig en mulighed for at få gode forslag fra erfarne konferenceværter, som kan sikre dig, at alle detaljer er på plads. Dette sikrer, at konferencen bliver så professionel som muligt både for dig som vært og for deltagerne.